Overwegingen bij de aanschaf van uurroosterplanning
De beslissing is gevallen : u gaat een uurroosterplanningssysteem aanschaffen. “Het welke”, is nu de vraag.
Valkuil
Het lijkt aantrekkelijk eens bij bevriende instellingen te polsen welk systeem zij gebruiken en eens te gaan kijken. Dat is een goed idee maar hou er rekening mee dat elke instelling zijn eigen prioriteiten en manier van werken heeft die niet noodzakelijk overeenkomen met de uwe.
Het komt in de praktijk ook vaak voor dat systemen onderbenut worden. Een geavanceerd uurroosterplanningssysteem heeft meestal heel wat mogelijkheden maar deze worden niet altijd geëxploiteerd door hun gebruikers. De redenen daarvoor zijn uiteenlopend :
- De directie van de betrokken instelling wenst weinig te investeren in opleiding/begeleiding door de leverancier waardoor die interessante bijkomende mogelijkheden niet gekend zijn. Onze ervaring is nochtans dat een instelling die een jaar na zijn initiële opleiding investeert in een extra begeleidingsdag in alle gevallen zeer blij is met de opfrissing en het aanleren van nieuwe verworvenheden waardoor ze tijd gaan winnen en hun investering meer zal renderen.
- De medewerkers die oorspronkelijk de opleiding hebben gevolgd, zijn er niet meer en hun vervangers weten weinig meer dan de allernoodzakelijkste functies om hun uren correct naar de lonen te krijgen. In de praktijk wordt er dan niet meer op een tijdbesparende manier gewerkt.
Het is altijd een afknapper en ook tijdverlies wanneer men bij zo een instelling op referentiebezoek gaat en dikwijls houdt men een onrealistische indruk van het systeem zelf over.
In het algemeen is het ook af te raden om blindelings de beslissing van anderen, ook van overkoepelende organisaties te volgen omdat u niet weet welke criteria zij gehanteerd hebben bij hun keuze en of die wel overeen komen met uw eigen perceptie.
Internet
Het internet is zeker een nuttige bron om potentiële leveranciers op te sporen. Belangrijk hierbij is dat u uw opzoeking zo gericht mogelijk doet. Geschikte zoektermen zijn : “geavanceerde uurroosterplanning”, “volwaardig planningssysteem” en “wettelijke planningsregels”.
Demonstratie
U heeft een lijstje van potentiële leveranciers samengesteld. Vooraleer u uw lastenboek gaat opmaken vraagt u best een uitgebreide demonstratie van een kundig demonstrator. Als hij zijn job goed doet, zal hij met u uw doelstellingen bespreken, uw horizon verruimen en u in zijn software juist die zaken laten zien die volledig ingaan op uw situatie. U zult ook kunnen vaststellen of het aangeboden systeem voldoende flexibel is. Een belangrijke vraag hierbij is of het mogelijk is uw aanvankelijke keuzes bij de parametrisatie achteraf nog te wijzigen. Bijvoorbeeld : uw instelling is ingedeeld in een aantal “afdelingen” of “planningsunits” maar, naar aanleiding van een reorganisatie of een nieuwbouw, wenst u deze indeling grondig aan te passen en uw werknemers op een totaal andere manier te gaan groeperen en te plannen. Vele systemen moeten hiervoor passen.
Vele gegadigden staan nochtans wantrouwig tegenover een demonstratie door de leverancier. Ze zijn bang dat de verkoper hen “iets op de mouw gaat spelden”. Inderdaad zijn niet alle firma’s even betrouwbaar op dit gebied. Om dit te vermijden hebt u twee stokken achter de deur :
- Stok 1 : Eis dat de demonstrator alles “bewijst” wat hij vertelt door het in zijn software meteen te tonen. Neem geen genoegen met een “ja, dat kan”. Kan hij het op het moment zelf niet bewijzen en belooft hij u een bewijs op een later moment, hou dan bij of u dit bewijs ook werkelijk krijgt.
- Stok 2 : Ideaal is dat de demonstrator/verkoper ook diegene is die achteraf het systeem bij u komt implementeren. Immers, hij heeft samen met u uw doelstellingen besproken en u heeft ook al meteen een indruk kunnen opdoen van zijn competentie. Nog altijd “vallen” instellingen voor de vlotte praatjes van een verkoper die ze nochtans, na de bestelling, nooit meer zullen zien. Sterker nog, ze hebben geen benul van de technische competentie en de pedagogische vaardigheden van degene die de opleiding/begeleiding zal komen geven. Vraag opheldering op dit punt.
Waarom is het toch nuttig contact op te nemen met bestaande klanten van uw potentiële leverancier ?
Los van de eerder genoemde valkuil is het wél nuttig om aan bestaande gebruikers te vragen of zij tevreden zijn met de dienstverlening die zij krijgen van hun leverancier. Hou daarbij rekening met het feit dat “tevredenheid” weerom een zeer persoonlijk karakter heeft. Stel daarom concrete vragen zoals :
- Is de opleiding/begeleiding goed verlopen en was de begeleider competent ?
- Werken de planners graag met het pakket ? Wij hebben weet van instellingen waar men ooit een planningssysteem kocht maar waar in de praktijk de planners hun planning nog steeds op papier of Excel maken en hem enkel in het pakket invoeren ter wille van de personeelsdienst.
- Hoeveel dagen heeft hun leverancier nodig gehad voor de implementatie ; elke dag kost immers zijn tijd en zijn prijs ?
- Hoe vlot was hun systeem operationeel ; wat was de doorlooptijd ; wanneer konden ze voor het eerst hun loonprogramma voeden met de uurroostergegevens ?
- Hoe snel reageert de leverancier op een telefoontje of vraag ; krijgt u dan professionele hulp ?
- Hoe dikwijls worden updates verstrekt van de software ? Dit laatste punt behoeft enige toelichting. Meestal staat in de onderhoudsvoorwaarden vermeld dat nieuwe releases (lees : met nieuwe mogelijkheden) van de software inbegrepen zijn. Maar worden de klanten hiervan verwittigd ? Kunnen zij gemakkelijk deze nieuwe versies bij hen geïnstalleerd krijgen. En zijn die nieuwe mogelijkheden voldoende gedocumenteerd ? Voor een leverancier is het ter beschikking stellen van nieuwe releases steeds een extra werk. Wellicht verkiest hij dat klanten zo weinig mogelijk overschakelen en is hij karig met informatie over nieuwe versies.
Opzettelijk gaan we hier niet in op de functionele aspecten waaraan een goed uurroosterplanningssysteem moet voldoen, maar wel op een aantal belangrijke zij-aspecten waar dikwijls (te) weinig aandacht aan wordt besteed. Wenst u een dialoog op te starten over dit artikel of over de inhoudelijke aspecten van uurroosterplanning, mag u via deze BLOG contact opnemen met ondergetekende die bijna 30 jaar ervaring heeft in het invoeren van tijdregistratie- en planningssystemen en hier ook consultancy over verstrekt.
Binnenkort publiceren we een artikel over de valkuilen die u kunt tegenkomen wanneer u tijdregistratie al dan niet zonder uurroosterplanning wil invoeren.
Als u meer wilt bespreken, bel ons dan op +32 (0) 383 00 007
Waarom is PlanExpert de beste oplossing
Opvolging van de bezettingseisen
- Kijkt na of u op elk moment het benodigde aantal medewerkers heeft
- Verzekert u inzake de verpleegkundige permanentie
- Maakt uw beleid eenvoudiger
Opvolging van de wettelijke planningsregels
Uw planning wordt gecontroleerd met betrekking tot de sociale regels die u heeft ingesteld :
- 11 uur tussen twee shifs
- recuperatie week-end : 35 uur
- 50 uur per week
Berekening van de gewerkte uren
- Vergelijkt in functie van de contracten (voltijds, halftijds …) de gepresteerde uren met de te presteren uren
- Geeft meer- en minuren aan
- Toont de verschillen tussen de originele en de definitieve planning
Gelijkberechtiging
- Overzicht van het aantal gewerkte lates, nachten week-ends gedurende de maand, het trimester of het jaar
Tijdswinst voor de planners
- Een groot aantal berekeningen gebeurt automatisch
Tijdwinst voor de loonbeheerders
- Volgens uw ingestelde parameters zal PlanExpert automatisch de verdeling berekenen van avond-, nacht-, zaterdag- en zondaguren ; ook van onderbroken uren.
- Door een geautomatiseerde export worden deze gegevens ter beschikking gesteld om ingelezen te worden in uw loonsysteem.
Duidelijkheid:
-
Talrijke rapporten vergemakkelijken de taak van de directe naar beleid inzake personeelsbeheer.
Tijdsregistratie :
- Optioneel stellen we ook een geïntegreerd tijdsregistratiesysteem voor zodat het komen en gaan van de medewerkers kan gecontroleerd worden t.o.v. de vooropgestelde planning.
Beperkte investering
- PlanExpert kan bogen op een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en op tientallen tevreden gebruikers in België.
Tijdregistratie in een zorginstelling : ja maar ….
Tijdregistratie en uurroosterplanning worden dikwijls in één adem genoemd. Er zijn inderdaad heel wat punten van overeenkomst : beide behandelen personeelsleden, shifts, afwezigheden, toeslagen, koppeling met lonen enz. Er zijn echter ook grote verschillen die verder in het artikel duidelijk zullen worden. Beide systemen kunnen samen of afzonderlijk worden ingevoerd.
Af en toe komen we zorginstellingen tegen die een prioriteit maken van de aanschaf van een tijdregistratiesysteem, eerder dan van een planningsysteem. Het lijkt ons de omgekeerde wereld. Waarom ?
Wat verwachten we van tijdregistratie ?
- De werknemers zullen hun aankomst- en vertrektijden en dikwijls ook nog hun pauzes “real time” melden (boeken) aan de hand van een registratieapparaat : badgelezer, fingerscan, aanmelding op computer …
- Wanneer medewerkers te laat komen of te vroeg weggaan of andere dingen doen die niet conform zijn met hun uurrooster voor die dag, willen we daarvan verwittigd worden via bijvoorbeeld een anomalielijst.
- Op basis van de boekingen willen we dat het systeem voor ons de gewerkte tijd berekent – en dit op een intelligente manier. Bijvoorbeeld : indien een medewerker in een vast regime moet beginnen te werken om 8:00 uur en hij boekt in om 7:45, dan hoort het systeem te weten dat deze eerste 15 minuten niet geteld mogen worden als werktijd.
- Als we eenmaal gewerkte tijden hebben, willen we dat het tijdregistratiesysteem deze opsplitst volgens de verschillende toeslagen die zullen betaald worden : avonduren, nachturen, onderbroken en weekend-uren
Tijdsregistratie omvat uiteraard nog heel wat meer (zoals bevoorbeeld aan-en afwezigheidsrapporten) maar in deze context beperken we ons tot de genoemde vier punten. U zult zien waarom.
Zonder planning staan we nergens !
Het is duidelijk dat in het voorgaande lijstje punt 2, 3 en dus ook 4 alleen maar kunnen plaatsvinden indien u vooraf een planning voor uw medewerkers hebt opgesteld : immers, indien uw tijdregistratiesysteem niet weet van wanneer tot wanneer uw medewerkers moesten komen werken,
- hoe kan het dan weten dat iemand te laat is (zoals uitgelegd is in punt 2) aangezien het niet weet wanneer de persoon er moest zijn ?
- hoe kan het dan de gepresteerde uren berekenen (zoals uitgelegd is in punt 3) aangezien het niet weet welke uren wel of niet in aanmerking mogen genomen worden. ?
- hoe kan het dan juiste uren doorgeven naar de lonen (zoals uitgelegd in punt 4) aangezien we wegens vorig punt niet weten over hoeveel uren het precies gaat ?
Een uurroosterplanning invoeren is dus noodzakelijk.
Kan zo een planning ingevoerd worden in een klassiek tijdsregistratiesysteem ?
Natuurlijk wel, maar bedenk dat de meeste tijdregistratiesystemen gemaakt zijn voor klanten met eenvoudige planningen : administratieve medewerkers die van maandag tot vrijdag werken en in het weekend vrij zijn of industrieën waar men afwisselt tussen een week vroege en een week late. Dit zijn gemakkelijke opdrachten voor een klassiek tijdregistratiesysteem.
Waarin schiet een klassiek tijdregistratiesysteem dan tekort ?
Wanneer een planning complex is zoals dat voor zorgafdelingen meestal het geval is, wordt het zeer omslachtig die in een klassiek tijdregistratiesysteem in te brengen omdat dit de instrumenten mist om een degelijke planning te maken. We doelen hier op :
- De mogelijkheid om de onregelmatige en dikwijls wisselende uren van zorgmedewerkers in te geven en te beheren. Ook het bijhouden van de veelvuldige uitzonderingen, waarbij men toch moet blijven weten wat de oorspronkelijke situatie was, kan een klassiek tijdregistratiesysteem niet aan.
- De mogelijkheid om na te gaan of er op elk moment van de dag wel voldoende verpleegkundigen en verzorgenden zijn gepland. Bezettingseisen ontbreken in een klassiek tijdregistratiesysteem evenals de mogelijkheid die per kwalificatie na te gaan.
- De mogelijkheid om na te gaan of de planning wel voldoet aan alle wettelijke eisen als daar zijn : de minimumtijd tussen twee shifts, het maximaal aantal werkuren per week, de zondagsrust …..
- De mogelijkheid om proactief na te gaan of de medewerkers - qua uren - gepland worden volgens hun contracttijd; met andere woorden of ze niet teveel overuren gepland krijgen.
Concrete ervaringen
Twee van onze huidige klanten (Woon- en Zorgcentra) wisten ons te vertellen dat ze ooit een klassiek tijdregistratiesysteem hadden gekocht maar daar niet méér konden mee doen dan met een gewone prikklok : de uren van aankomst en van vertrek van hun medewerkers bijhouden. Wilden ze weten of een werknemer al dan niet op tijd was gekomen (punt 2 van onze verwachtingen), dan moesten ze er de Excel planning bijhalen die door de hoofdverpleegkundige was gemaakt en visueel het boekingenrapport daarmee vergelijken. Verwachtingen 3 en dus ook 4 waren al helemaal onmogelijk.
Besluit
Indien u te maken hebt met onregelmatige planningen waarin bezettingseisen en wettelijke regels moeten worden gerespecteerd en urensaldo’s opgevolgd, is a priori een geavanceerd uurroosterplanningssysteem absoluut noodzakelijk.
U kunt er dan voor kiezen om :
- Uurroosterplanning samen met tijdregistratie in te voeren.
- Uurroosterplanning in te voeren zonder tijdregistratie. Dit is werkbaar qua aanmaken van planning en beheren van gewerkte tijden van afwezigheden. Nadeel is dat u niet beschikt over aan- en afwezigheidsrapporten en over aanwezigheidscontrole. Wanneer deze laatste twee elementen voor u geen prioriteit zijn, is dit ongetwijfeld de gemakkelijkste en meest prijsgunstige oplossing.
- Tijdregistratie in te voeren zonder uurroosterplanning. Zoals aangegeven is dit enkel werkbaar indien uw planning eenvoudig en volledig cyclisch is. Is uw planning wat complexer, kunt u er geen kant mee op. In elk geval beschikt u dan niet over de mogelijkheid om bezettingseisen waaronder verpleegkundige permanentie en controle op de naleving van de wettelijke eisen te doen.
Wenst u een dialoog op te starten over dit artikel of over de inhoudelijke aspecten van uurroosterplanning, mag u via deze BLOG contact opnemen met ondergetekende die bijna 30 jaar ervaring heeft in het invoeren van tijdregistratie- en planningssystemen en hier ook consultancy over verstrekt.
Als u meer wilt bespreken, bel ons dan op +32 (0) 383 00 007
Planning opmaken
Het wensenscherm
U kunt vooraf zowel de gewenste shifts als de afwezigheden ingeven. Deze gegevens worden in de planning geïntegreerd.
Het planningsscherm.
Hier kunt u uw planning ontwerpen. In het groen ziet u de ingebrachte shiftwensen. Andere kleuren zijn beschikbaar voor eventuele opmerkingen of indicaties.
Mogelijkheid tot cyclische uurroosters en tot automatische planning
U kunt eventueel starten op basis van cyclische roosters over meerdere weken. Deze kunnen uitgerold worden in maandplanningen. De automatische planning poogt te voldoen aan uw eisen inzake bezetting.
Hoe weet u dat uw planning voldoet ?
PlanExpert bevat verschillende controlemechanismen zodat u uw planning kunt evalueren.
Op niveau van de bezettingseisen.
Per kwalificatie en per shift kunt u u uw bezettingseisen inbrengen ... en controleren : in het rood onvervulde eisen ; in het zwart is alles OK ; in het blauw de tevelen.
Op niveau van de sociale wetgeving.
De sociale wetgeving en de regels, inherent aan uw instelling kunnen gecontroleerd worden. U kiest de regels die u wil laten nagaan. Op elk moment kunt u een anomalielijst opvragen.
Op niveau van de urensaldo's
Aan de rechterkant van het scherm ziet u een aantal saldokolommen die u aangeven hoeveel uren er in die maand te werken waren (Planbaar), hoeveel uren er gewerkt werden en het verschil tussen beide op maandbasis en op continue basis. Saldo's zijn ook beschikbaar voor overblijvende verlofuren of andere afwezigheden.
Planning Realiseren
Planning en realiteit
Uitereraard wordt een planning doorbroken door onverwachte overuren, shiftwissels of afwezigheden.
De gebruiker kan deze ingeven op een kopie van zijn planning. Zo blijft de originele planning intact. In in onderstaand scherm ziet u drie lijnen per medewerker.
- De eerste toont de planning
- De tweede toont wat er werkelijk gebeurd is
- Op de derde lijn ziet u de urenverschillen tussen planning en realisatie
Prikklokken & badgelezers & fingerscan ... of niet
Het is zeer goed mogelijk PlanExpert te gebruiken zonder prikklokken of tijdenregistratie ; het is dan voldoende eventuele uitzonderingen in te brengen in de gebruiksvriendelijke schermen die daarvoor bedoeld zijn. U kunt dus werken op basis van "management by exception". De goedgekeurde uitzonderingen (bijvoorbeeld een vroege die anderhalf uur langer geduurd heeft) kan dan onmiddellijk in het realisatiescherm worden ingebracht (al dan niet met een opmerking onderaan). Die opmerkingen kunnen getoond worden op rapporten indien u dat wenst.
Indien u daarentegen wilt nagaan of uw medewerkers al dan niet te laat zijn gekomen of te vroeg zijn weggegaan is real time registratie mogelijk. Het is immers eenvoudig om badgelezers te koppelen aan PlanExpert. In PlanExpert kunt u de regels instellen volgens dewelke deze boekingen zullen beoordeeld worden. Bijvoorbeeld kan er een afronding worden toegepast voor een persoon die 10 minuten te vroeg is gekomen of tien minuten te laat is weggegaan. Wanneer de medewerker echter veel te laat zou zijn vertrokken (wellicht met reden) kunnen de meer gewerkte uren geautoriseerd worden. Deze uren worden dan overgenomen in de realisatie van de planning.
Resultaten en loonkoppeling
Rapporten
Naast een groot aantal kant-en-klare rapporten beschikt u met PlanExpert ook over twee rapportgeneratoren waarmee u zelf gemakkelijk nieuwe rapporten kunt aanmaken. Deze rapporten kunnen geëxporteerd worden naar Excel met een simpele muisklik. Deze rapporten vertegenwoordigen een grote meerwaarde t.o.v. een handmatige planning : saldo's van gewerkte uren, verlof, ziekte en andere afwezigheden moeten voortaan niet meer handmatig worden bijgehouden en opgeteld.
Loonkoppeling
PlanExpert berekent uw nachturen en uw zaterdag- en zondaguren en kan gemakkelijk worden gekoppeld aan uw loonverwerkingsprogramma of sociaal secretariaat zodat de meeste toeslaguren t.b.v de loonuitbetaling automatisch hiernaar kunnen doorgestuurd worden. In de praktijk komt het er op naar dat u uw eigen prestatie en afwezigheidcodes (eenmalig) zult koppelen aan de looncodes van uw loonprogramma volgens de opgelegde codificering door uw sociaal secretariaat.
Enkele voorbeelden :
Rapport met voor elk personeelslid het verschil tussen de planning en de realisatie
Er is ook ruimte voorzien voor een eventuele opmerking.
Individueel rapport met het aantal uren per type
Deze gegevens kunnen automatisch ter beschikking worden gesteld van uw loonprogramma. /p>
Men kan dit rapport ook opvragen voor een groep personen en voor een opgegeven periode
Opvolging van de ziektes en verloven voor een opgegeven periode
Idem als voorgaande indien we enkel geïnteresseerd zijn in de aantallen en niet in de exacte data
Rapport met per persoon het aantal vroeges en lates verricht gedurende het jaar of tijdens een opgegeven periode
Rapport met verjaardagen
Dit kan ook per leeftijd worden gerangschikt zodat u gemakklijk kunt zien wanneer wie 45, 50 of 55 jaar wordt.
