Points à prendre en considération lors de l'achat d'un système de planification du temps
La décision est prise : vous allez acheter un système de planification du temps. "Lequel", telle est maintenant la question.
Pitfall
Il est également fréquent que les systèmes soient sous-utilisés. Un système d'aménagement du temps avancé offre généralement de nombreuses possibilités, mais celles-ci ne sont pas toujours exploitées par ses utilisateurs. Il y a plusieurs raisons à cela :
- La direction de l'institution concernée ne veut pas investir beaucoup dans la formation/le coaching par le fournisseur, de sorte que les possibilités supplémentaires intéressantes ne sont pas connues. Cependant, d'après notre expérience, une institution qui investit dans une journée supplémentaire de coaching par an après sa formation initiale est toujours très satisfaite du rafraîchissement et de l'apprentissage de nouvelles compétences, ce qui lui permet de gagner du temps et d'augmenter le retour sur investissement.
- Les employés qui ont suivi la formation à l'origine ne sont plus là et leurs remplaçants ne connaissent guère plus que le strict nécessaire pour que leurs heures soient correctement payées. Dans la pratique, ils ne permettent plus de gagner du temps.
C'est toujours une déception et une perte de temps lorsque vous vous rendez dans une telle institution pour une visite de référence et vous en sortez souvent avec une impression irréaliste du système lui-même.
En général, il est également déconseillé de suivre aveuglément la décision des autres, y compris des organisations faîtières, car vous ne savez pas quels critères ils ont utilisés dans leur choix et s'ils correspondent à votre propre perception.
Internet
L'Internet est certainement une source utile pour la recherche de fournisseurs potentiels. Il est important que votre recherche soit aussi ciblée que possible. Les termes de recherche appropriés sont : "ordonnancement avancé", "système d'ordonnancement à part entière" et "règles d'ordonnancement statutaires".
Démonstration
Vous avez dressé une liste de fournisseurs potentiels. Avant de rédiger votre cahier des charges, il est préférable de demander une démonstration approfondie par un démonstrateur compétent. S'il fait bien son travail, il discutera avec vous de vos objectifs, élargira vos horizons et vous montrera dans son logiciel exactement ce qui correspond à votre situation. Vous serez également en mesure de déterminer si le système proposé est suffisamment flexible. Une question importante ici est de savoir s'il est possible de modifier par la suite vos choix de paramétrage initiaux. Par exemple : votre institution est divisée en plusieurs "départements" ou "unités de planification" mais, à la suite d'une réorganisation ou d'un nouveau bâtiment, vous souhaitez modifier profondément cette division et commencer à regrouper et à planifier vos employés d'une manière totalement différente. De nombreux systèmes doivent s'y intégrer.
Cependant, de nombreux demandeurs se méfient d'une démonstration par le fournisseur. Ils ont peur que le vendeur leur "tire les vers du nez". En effet, toutes les entreprises ne sont pas également fiables dans ce domaine. Pour éviter cela, vous avez deux leviers à votre disposition :
- Bâton 1 : exigez du démonstrateur qu'il "prouve" tout ce qu'il dit en le montrant immédiatement dans son logiciel. Ne vous contentez pas d'un "oui, vous pouvez". S'il ne peut pas le prouver à ce moment-là et vous promet une preuve ultérieurement, assurez-vous de vérifier si vous l'obtenez effectivement.
- Bâton 2 : Idéalement, le démonstrateur/vendeur devrait également être la personne qui vient ensuite mettre en œuvre le système pour vous. Après tout, il a discuté de vos objectifs avec vous et vous vous êtes déjà fait une idée de ses compétences. Les institutions se laissent toujours "prendre" au discours mielleux d'un vendeur qu'elles ne reverront jamais après avoir passé la commande. De plus, ils n'ont aucune idée de la compétence technique et des aptitudes pédagogiques de la personne qui donnera la formation/les conseils. Demandez des précisions sur ce point.
Pourquoi est-il utile de contacter les clients existants de votre fournisseur potentiel de toute façon ?
Outre l'écueil mentionné précédemment, il est utile de demander aux utilisateurs existants s'ils sont satisfaits du service qu'ils reçoivent de leur fournisseur. Gardez à l'esprit que la "satisfaction" est une fois de plus de nature très personnelle. Par conséquent, posez des questions concrètes telles que :
- La formation/les conseils se sont-ils bien déroulés et le superviseur était-il compétent ?
- Les planificateurs aiment-ils travailler avec le paquet ? Nous connaissons des institutions qui ont acheté un système de planification, mais où, dans la pratique, les planificateurs font toujours leur planification sur papier ou sur Excel et ne la saisissent dans le progiciel que pour le bien du service du personnel.
- De combien de jours leur fournisseur a-t-il eu besoin pour la mise en œuvre ; après tout, chaque jour coûte du temps et de l'argent ?
- À quelle vitesse leur système a-t-il été opérationnel ; quel était le délai d'exécution ; quand ont-ils pu alimenter leur programme de paie avec les données du calendrier pour la première fois ?
- Dans quelle mesure le fournisseur répond-il rapidement à un appel téléphonique ou à une question ; obtenez-vous une aide professionnelle ?
- À quelle fréquence les mises à jour sont-elles fournies pour le logiciel ? Ce dernier point nécessite quelques explications. Habituellement, il est mentionné dans les conditions de maintenance que les nouvelles versions (lire : avec de nouvelles fonctionnalités) du logiciel sont incluses. Mais les clients en sont-ils informés ? Peuvent-ils facilement faire installer ces nouvelles versions ? Et ces nouvelles possibilités sont-elles suffisamment documentées ? Pour un fournisseur, la mise à disposition des nouvelles versions est toujours un travail supplémentaire. Peut-être préfère-t-il que ses clients changent le moins possible de fournisseur et se montre-t-il avare d'informations sur les nouvelles versions.
Nous n'aborderons pas ici les aspects fonctionnels qu'un bon système d'aménagement du temps doit satisfaire, mais plutôt un certain nombre d'aspects secondaires importants auxquels on accorde souvent (trop) peu d'attention. Si vous souhaitez entamer un dialogue sur cet article ou sur les aspects liés au contenu de la planification des horaires, vous pouvez contacter le soussigné via ce BLOG, qui a près de 30 ans d'expérience dans la mise en œuvre de systèmes d'enregistrement et de planification des horaires et qui fournit également des conseils à ce sujet.
Nous publierons bientôt un article sur les pièges que vous pouvez rencontrer lors de la mise en œuvre de l'enregistrement du temps sans ou avec planification des horaires.
Si vous souhaitez en discuter davantage, appelez-nous au +32 (0) 383 00 007.
Enregistrement du temps dans une institution de soins : oui mais ...
L'enregistrement du temps et la planification des horaires sont souvent mentionnés dans un même souffle. Il existe en effet de nombreuses similitudes : tous deux traitent des membres du personnel, des équipes, des absences, des indemnités, du lien avec le salaire, etc. Toutefois, il existe également des différences majeures, qui apparaîtront clairement plus loin dans l'article. Les deux systèmes peuvent être mis en œuvre ensemble ou séparément.
De temps en temps, nous rencontrons des établissements de soins qui privilégient l'achat d'un système d'enregistrement du temps plutôt qu'un système de planification. Il nous semble que c'est l'inverse. Pourquoi ?
Qu'attendons-nous de l'enregistrement du temps ?
- Les employés signalent (enregistrent) leurs heures d'arrivée et de départ et souvent aussi leurs pauses en temps réel à l'aide d'un dispositif d'enregistrement : lecteur de badge, scan des doigts, connexion informatique, etc.
- Lorsque les employés arrivent en retard ou partent en avance ou font d'autres choses qui ne sont pas conformes à leur planning du jour, nous voulons en être informés via, par exemple, une liste d'anomalies.
- Sur la base des réservations, nous voulons que le système calcule le temps de travail pour nous - et qu'il le fasse intelligemment. Par exemple : si un employé à régime fixe doit commencer à travailler à 8h00 et qu'il s'inscrit à 7h45, le système doit savoir que ces 15 premières minutes ne doivent pas être comptabilisées comme temps de travail.
- Une fois les heures travaillées, nous voulons que le système d'enregistrement du temps les ventile en fonction des différentes indemnités qui seront versées : heures du soir, heures de nuit, heures interrompues et heures de week-end.
L'enregistrement du temps est évidemment bien plus que cela (par exemple, les rapports de présence et d'absence) mais dans ce contexte, nous nous limiterons aux quatre points mentionnés. Vous verrez pourquoi.
Sans planification, nous ne sommes nulle part !
Il est clair que dans la liste précédente, les points 2, 3 et donc aussi 4 ne peuvent avoir lieu que si vous avez préparé à l'avance un planning pour vos employés : en effet, si votre système d'enregistrement du temps ne sait pas de quand à quand vos employés doivent venir travailler,
- comment peut-il savoir que quelqu'un est en retard (comme expliqué au point 2) puisqu'il ne sait pas quand cette personne était censée être là ?
- Comment peut-il calculer les heures travaillées (comme expliqué au point 3) puisqu'il ne sait pas quelles heures peuvent être prises en compte ou non ? ?
- Comment peut-il ensuite répercuter les heures correctes sur les salaires (comme expliqué au point 4) puisque nous ne savons pas combien d'heures sont concernées en raison du point précédent ?
Il est donc nécessaire d'introduire un calendrier.
Une telle planification peut-elle être mise en œuvre dans un système classique d'enregistrement du temps ?
Bien sûr que c'est possible, mais n'oubliez pas que la plupart des systèmes d'enregistrement du temps sont conçus pour des clients ayant des horaires simples : des employés administratifs qui travaillent du lundi au vendredi et sont libres le week-end, ou des industries où l'on alterne entre une semaine d'avance et une semaine de retard. Ce sont des tâches faciles pour un système de pointage classique.
Quels sont donc les défauts d'un système classique de gestion du temps ?
Lorsqu'une planification est complexe, comme c'est généralement le cas pour les départements de soins, il devient très difficile de l'implémenter dans un système classique d'enregistrement du temps, car celui-ci ne dispose pas des outils nécessaires pour effectuer une planification adéquate. Nous faisons ici référence à :
- La possibilité de saisir et de gérer les horaires irréguliers et souvent changeants des soignants. Un système classique d'enregistrement du temps ne peut pas tenir compte des nombreuses exceptions, pour lesquelles il faut encore savoir quelle était la situation initiale.
- La possibilité de vérifier si un nombre suffisant d'infirmières et de soignants est prévu à tout moment de la journée fait également défaut. Un système classique d'enregistrement du temps manque d'exigences en matière de personnel et de la possibilité de les vérifier pour chaque qualification.
- La possibilité de vérifier si le planning est conforme à toutes les exigences légales telles que : le temps minimum entre deux équipes, le nombre maximum d'heures de travail par semaine, le repos dominical ......
- La possibilité de vérifier de manière proactive si les employés - en termes d'heures - sont planifiés conformément à leur temps de contrat ; en d'autres termes, s'ils ne planifient pas trop d'heures supplémentaires.
Des expériences concrètes
Deux de nos clients actuels (centres d'hébergement et de soins) nous ont dit qu'ils avaient déjà acheté un système classique d'enregistrement du temps, mais qu'ils ne pouvaient pas faire plus qu'avec une pointeuse ordinaire : suivre les heures d'arrivée et de départ de leurs employés. S'ils voulaient savoir si un employé était arrivé à l'heure ou non (point 2 de nos attentes), ils devaient se procurer le planning Excel réalisé par l'infirmière en chef et y comparer visuellement le rapport de réservation. Les attentes 3 et donc aussi 4 étaient totalement impossibles.
Conclusion
Si vous devez gérer des horaires irréguliers dans lesquels il faut respecter les exigences d'occupation et les règles légales et surveiller les soldes horaires, un système de planification avancé est absolument indispensable.
Vous pouvez alors opter pour :
- Introduisez l'emploi du temps ainsi que l'enregistrement du temps.
- Introduire l'emploi du temps sans enregistrement du temps. Ceci est réalisable en termes de création du planning et de gestion des temps d'absences travaillés. L'inconvénient est que vous ne disposez pas de rapports de présence et d'absence et de contrôle de présence. Si ces deux derniers éléments ne sont pas une priorité pour vous, c'est sans doute la solution la plus simple et la plus rentable.
- Introduire l'enregistrement du temps sans l'emploi du temps. Comme indiqué, ceci n'est réalisable que si votre planification est simple et entièrement cyclique. Si votre planification est plus complexe, il n'y a pas d'autre solution. Dans tous les cas, vous n'aurez alors pas la possibilité d'effectuer les tâches de dotation en personnel telles que la permanence des soins et le contrôle du respect des exigences légales.
Si vous souhaitez entamer un dialogue sur cet article ou sur les aspects substantiels de la planification du temps, vous pouvez contacter le soussigné via ce BLOG, qui a près de 30 ans d'expérience dans la mise en œuvre de systèmes d'enregistrement et de planification du temps et qui fournit également des conseils à ce sujet.
Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez nous appeler au +32 (0) 383 00 007.
Pourquoi PlanExpert
Suivi des exigences en matière d'occupation
- Vérifie si vous disposez à tout moment du nombre d'employés requis
- Vous assure en ce qui concerne l'infirmière de garde
- Simplifie votre police
- Suivi des règles de planning légal
Votre planning sera vérifié par rapport aux règles sociales que vous avez fixées :
- 11 heures entre deux gardes
- week-end de récupération : 35 heures
- 50 heures par semaine
Calcul des heures travaillées
- En fonction des contrats (temps plein, mi-temps...), compare les heures travaillées avec les heures à effectuer.
- Indique les heures en plus et en moins
- Indique les différences entre l'horaire initial et l'horaire final
Justice équitable
- Aperçu du nombre de soirs, nuits, week-ends travaillés au cours du mois, du trimestre ou de l'année
Gain de temps pour les planificateurs
- De nombreux calculs sont effectués automatiquement
Gain de temps pour les gestionnaires de salaires
- Selon les paramètres que vous avez définis, PlanExpert calcule automatiquement la répartition des heures de soirée, de nuit, de samedi et de dimanche ; également des heures interrompues.
- Grâce à une exportation automatisée, ces données sont mises à disposition pour être lues dans votre système de paie.
Clarté :
-
De nombreux rapports facilitent la tâche d'orientation vers les politiques de gestion du personnel.
Enregistrement du temps :
- En option, nous proposons également un système intégré d'enregistrement des temps afin que les allées et venues des employés puissent être contrôlées par rapport au planning prédéterminé.
Investissement limité
- PlanExpert peut se targuer d'un excellent rapport qualité-prix et de dizaines d'utilisateurs satisfaits en Belgique.
Établir un calendrier
L'écran des souhaits
Ici, vous pouvez concevoir votre planning. Vous pouvez voir en vert les souhaits d'affectation saisis. D'autres couleurs sont disponibles pour tout commentaire ou indication.
L'écran du planning
Vous pouvez saisir à l'avance les souhaits d'affectation et les absences. Ces données sont intégrées dans le planning.
Possibilité de plans de travail cycliques et de planification automatique
Si nécessaire, vous pouvez démarrer sur la base de plannings cycliques sur plusieurs semaines. Ceux-ci peuvent être déployés en planifications mensuelles. La planification automatique vise à répondre à vos besoins d'occupation.
Comment savez-vous que votre planning est satisfaisant ?
PlanExpert contient plusieurs mécanismes de contrôle afin que vous puissiez évaluer votre planning.
Au niveau des exigences d'occupation.
Vous pouvez saisir vos exigences d'occupation par qualification et par équipe ... et contrôler : en rouge les exigences non satisfaites ; en noir tout est OK ; en bleu le beaucoup.
Au niveau de la législation sociale
La législation sociale et les règles inhérentes à votre institution peuvent être contrôlées. Vous choisissez les règles que vous souhaitez faire contrôler. Vous pouvez à tout moment demander une liste d'anomalies.
Au niveau des soldes horaires
Sur le côté droit de l'écran, vous voyez un certain nombre de colonnes de soldes qui indiquent combien d'heures il y avait à travailler au cours de ce mois (Planifiable), combien d'heures ont été travaillées et la différence entre les deux sur une base mensuelle et continue. Les soldes sont également disponibles pour toutes les heures restantes de congés ou autres absences.
Réaliser la planification
Planification et réalité
Il va de soi qu'un planning est interrompu par des heures supplémentaires imprévues, des changements d'équipe ou des absences.
L'utilisateur peut les inscrire sur une copie de son planning. De cette façon, le planning original reste intact. Dans l'écran ci-dessous, vous voyez trois lignes par employé.
- La première montre le planning
- La deuxième montre ce qui s'est réellement passé
- Sur la troisième ligne vous pouvez voir les différences en heures entre le planning et la réalisation
Pointeuse, lecteur de badges, lecteur de doigts ... ou pas
Il est tout à fait possible d'utiliser PlanExpert sans pointeuse ni enregistrement des heures ; il suffit alors de saisir les éventuelles exceptions dans les écrans conviviaux prévus à cet effet. Vous pouvez ainsi travailler sur la base de la "gestion par exception". Les exceptions approuvées (par exemple une avance qui a duré une heure et demie de plus) peuvent alors être saisies immédiatement dans l'écran de réalisation (avec ou sans commentaire en bas). Ces commentaires peuvent être affichés sur les rapports si vous le souhaitez.
Si, par contre, vous voulez vérifier si vos employés sont arrivés en retard ou partis trop tôt, l'enregistrement en temps réel est possible. Après tout, il est facile de relier les lecteurs de badges à PlanExpert . Dans PlanExpert, vous pouvez définir les règles selon lesquelles ces inscriptions seront évaluées. Par exemple, l'arrondi peut être appliqué à une personne qui est arrivée 10 minutes en avance ou qui est partie 10 minutes en retard. Toutefois, si l'employé serait parti beaucoup trop tard (peut-être avec une raison), les heures supplémentaires travaillées peuvent être autorisées. Ces heures sont ensuite incorporées dans la réalisation du planning.
Résultats et lien avec les salaires
Rapports
En plus d'un grand nombre de rapports prêts à l'emploi, PlanExpert fournit également deux générateurs de rapports avec lesquels vous pouvez facilement créer vous-même de nouveaux rapports. Ces rapports peuvent être exportés vers Excel d'un simple clic de souris. Ces rapports représentent une grande valeur ajoutée par rapport à la planification manuelle : les soldes des heures travaillées, des congés, des maladies et autres absences ne doivent plus être suivis et ajoutés manuellement.
Lien salarial
PlanExpert calcule vos heures de nuit et vos heures de samedi et dimanche et peut facilement être lié à votre programme de traitement des salaires ou à votre secrétariat social afin que la plupart des heures d'allocation pour le paiement du salaire puissent y être automatiquement transmises. En pratique, il s'agit de relier vos propres codes de performance et d'absence (une fois) aux codes de salaire de votre programme salarial selon la codification imposée par votre secrétariat social.
Quelques exemples :
Rapport avec la différence entre le planning et la réalisation pour chaque membre du personnel.
Un espace est également prévu pour d'éventuels commentaires.
Rapport individuel avec le nombre d'heures par type
Ces données peuvent être mises automatiquement à la disposition de votre programme salarial.
Ce rapport peut également être demandé pour un groupe de personnes et pour une période déterminée
Suivi des maladies et des congés pour une période déterminée
Identique au précédent si l'on s'intéresse uniquement aux chiffres et non aux dates exactes
Rapport avec le nombre d'avance et de retard par personne effectués pendant l'année ou pendant une période déterminée
Rapport sur les anniversaires
Ce rapport peut également être trié par âge afin que vous puissiez facilement voir quand une personne atteint 45, 50 ou 55 ans.
